在学院三届二次教代会工作领导小组及各筹备工作小组近2个月辛勤努力下，大会各项筹备工作已经圆满完成，经学院党委研究决定，齐齐哈尔医学院三届二次教职工代表大会定于2010年4月21日举行，为期一天。4月20日上午，三届二次教代会代表团长会议在414会议室召开，学院纪委书记、工会主席谭忠汉到会并进行总体部署，工会副主席刘树仁对各代表团提出了明确要求，七个代表团的团长和联络员参加了会议。
经过紧张筹备，大会在三届一次教代会基础上对代表进行了调整，最终确定正式代表206名，列席代表8名，特邀代表2名，并分组组成7个代表团履行代表职责。与此同时，筹备工作小组经过反复推敲、修改和校对，形成了包括院长工作报告在内的大会材料10份，并如期完成了216份会议材料的印制和发放工作，为教代会的胜利召开做好了充分准备。
代表团团长会议现场